Stvaranje središnjeg izvora istine (SSOT) u kojem su svi dokumenti lako dostupni pomaže u poboljšanju efikasnosti projekata vaše organizacije te produktivnosti, točnosti i učinkovitosti timova.

U smislu upravljanja dokumentima radi se o centralizaciji svih relevantnih i ažurnih dokumenata tako da im se može pristupiti s jednog mjesta.

Loše prakse upravljanja dokumentima, poput pohranjivanja dokumenata u osobne pretince ulazne pošte, njihovog spremanja na stolna računala ili u osobne mape, rezultiraju skrivanjem informacija od ostatka tima. To dovodi do pogrešaka, propuštenih rokova i problema s kontrolom pojedinih verzija dokumenata.

Nastojte učiniti procese za pohranu i pristup dokumentima što jednostavnijim i bržim kako biste izbjegli da članovi vašeg tima pronađu zaobilazna rješenja.

Implementacijom DMS sustava DocuDirect dobit ćete više od same platforme za upravljanje dokumentima.

To je online radni prostor i baza znanja. Svaki dokument se lako pronađe. Štoviše, lakše ga je pronaći zahvaljujući DocuDirect intuitivnoj strukturi prostora pohrane koja održava sve dokumente organizacije vidljivima i uredno organiziranima. U međuvremenu, zapisnik aktivnosti i trenutne notifikacije obavještavaju vas o tome na čemu ostali suradnici rade. Alat je u potpunosti transparentan i pruža punu kontrolu nad ovlastima pristupa.

Danas neizostavna tema, često spomenuta u privatnoj i poslovnoj komunikaciji. Rad od kuće kao jedna nova dimenzija načina rada mijenja nam životnu svakodnevnicu na bolje. Dodaje vrijednosti našem životu jer nam štedi vrijeme i novac.

Remote radnici u godinu dana uštedjet će na vremenu provedenom do posla i nazad, a zanimljiva činjenica je da će u tom periodu prikupiti i do 3 tjedna slobodnog vremena kojeg mogu provesti s obitelji.

Kako bi rad na daljinu glatko funkcionirao, prije svega potrebno je stvoriti „ured bez papira“ – digitalizirati poslovnu dokumentaciju čime će se remote radnicima omogućiti nesmetano poslovanje.

Sve je to izvedivo uz adekvatan DMS kao što je DocuDirect.

Sustavi upravljanja dokumentima kao što su DocuDirect ili SharePoint nezaobilazan su alat za timove koji zajedno rade s dokumentima. Takav sustav uklonit će prepreke produktivnosti koje usporavaju ljude i projekte, a istodobno poboljšavaju kvalitetu sadržaja.

Postoji nekoliko važnih pitanja koje treba uzeti u obzir pri odabiru DMS sustava za svoju organizaciju. Odgovori ovise o vrstama dokumenata na kojima je potrebno raditi te industriji u kojoj poslujete. 

Ovdje uspoređujemo dva izbora – DocuDirect i SharePoint.

Pri odabiru odgovarajućeg DMS sustava za upravljanje dokumentima korisnici trebaju razmotriti pojam suradnje te sigurnosti i kontrole pristupa.

Još u danima prije Clouda, dijeljenje datoteka uključivalo je kopiranje datoteka na USB disk kojeg smo slali poštom ili proslijedili kolegi. Mnogi su tada koristili e-poštu, dok je nekima i danas to glavna file-sharing opcija. Ograničenja veličine privitaka i sigurnosni problemi obeshrabruju ovu praksu.

Jednostavno dijeljenje datoteka nije uvijek dovoljno. Često postoji potreba za suradnjom, tako da unutar DocuDirecta postoji mogućnost komentiranja tijekom rada na dokumentu. 

Svakome su podaci dragocjeni, stoga je ključna značajka imati pravu vrstu kontrole pristupa koja se može integrirati s postojećim pravilima organizacije.

Olakšajte si radnu svakodnevnicu uz DocuDirect. Pohranite dokumente na zajednički mrežni disk, dijelite ih s vanjskim suradnicima, sinkronizirajte sve na više uređaja te međusobno surađujte. Brzo, lako i sigurno.

U današnje vrijeme upravljanje dokumentima postaje sve zahtjevnije i složenije. Kako bi se olakšao ovaj proces, DocuDirect nudi učinkovit način za upravljanje dokumentima i olakšava cijeli proces digitalne transformacije poslovanja.

S DocuDirectom sve važne dokumente možete pohraniti, pregledavati i dijeliti digitalno, što Vam omogućuje brži i efikasniji rad. DocuDirect također nudi mogućnost rada sa skeniranim dokumentima što omogućuje lakše kategoriziranje i pretraživanje fizičke papirnate arhive.

Osim toga, DocuDirect pomaže u digitalnoj transformaciji poslovanja. S rješenjem za upravljanje dokumentima možete automatizirati rutinske poslove poput obrade zahtjeva i podnesaka, što Vam omogućuje više vremena za važnije poslovne aktivnosti. To također smanjuje mogućnost pogrešaka i poboljšava cjelokupnu sigurnost podataka.

DocuDirect nudi jednostavno i intuitivno sučelje koje olakšava korištenje i omogućuje brzo učenje. Uz to, DocuDirect je potpuno prilagodljiv i može se prilagoditi specifičnim potrebama Vašeg poslovanja.

DocuDirect je pametno rješenje za upravljanje dokumentima koje Vam omogućuje ured bez papira i digitalnu transformaciju poslovanja.

Elektronički potpis je elektronička verzija osobnog potpisa i služi za potvrđivanje autentičnosti dokumenata. U poslovanju, digitalni potpis ima mnoge prednosti u odnosu na tradicionalne metode potpisivanja papirnatih dokumenata.

✔️ Štedi vrijeme
Velika prednost elektroničkog potpisa je ubrzanje procesa potpisivanja dokumenata. Umjesto da se dokumenti fizički prenose od osobe do osobe za potpisivanje, elektronički potpis omogućuje brzo i jednostavno potpisivanje dokumenata putem interneta. To nam pojednostavljuje poslovne procese i smanjuje vrijeme potrebno za potpisivanje važnih dokumenata.

✔️ Štedi novac
Potpisivanje dokumenata putem interneta smanjuje troškove poštanskih usluga i smanjuje potrebu za kupnjom uredskog materijala. Osim toga, digitalni potpis omogućuje lakše upravljanje dokumentima, što smanjuje rizik od gubitka važnih dokumenata ili potrebu za njihovim fizičkim čuvanjem.

✔️ Sigurnost i pouzdanost
Digitalni potpis koristi kriptografiju za zaštitu dokumenata od neovlaštenih promjena. To povećava sigurnost dokumenata i pomaže u sprečavanju identitetske prijevare. Elektronički potpis nam jamči da je dokument stvarno napravljen od strane osobe koja ga je potpisala i da nije promijenjen od trenutka potpisivanja

DMS sustavi za upravljanje dokumentima postaju sve važniji u današnjem digitalnom svijetu. Oni omogućuju organizacijama da pohranjuju, organiziraju i učinkovito upravljaju velikim količinama dokumenata, što je ključno za uspješno poslovanje.

DMS sustavi pomažu smanjiti rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata, jer svi dokumenti se pohranjuju na sigurno mjesto i mogu se lako pronaći. Digitalna transformacija poslovanja zahtijeva da organizacije budu u stanju brzo i učinkovito reagirati na promjene u tržištu, a DMS sustavi imaju ključnu ulogu u tome.

• Povećana učinkovitost
  DMS sustavi omogućuju brže pronalaženje i pristup dokumentima, što dovodi do povećane učinkovitosti.
• Centralna arhiva
  DMS sustavi omogućuju da se svi dokumenti pohranjuju na jednom mjestu, što olakšava njihovo kasnije pretraživanje i olakšava pristup informacijama.
• Sigurnost
  DMS sustavi omogućuju da se dokumenti pohranjuju na sigurnom mjestu i da se pristup njima ograniči samo na odabrane osobe.
• Lako dijeljenje dokumenata
  DMS sustavi omogućuju lako dijeljenje dokumenata s drugim osobama, što olakšava rad u timu i smanjuje vrijeme potrebno za razmjenu informacija.
• Poboljšana organizacija
  DMS sustavi omogućuju da se dokumenti organiziraju u određene mape i kategorije, što pomaže u bržem pronalaženju dokumenata i olakšava rad s njima.
• Smanjenje troškova
  DMS sustavi smanjuju potrebu za fizičkim pohranjivanjem dokumenata, što smanjuje troškove.
• Lako praćenje promjena
  DMS sustavi omogućuju lako praćenje promjena u dokumentima i tko ih je učinio, što pomaže u održavanju ažurnosti informacija.
• Poboljšana suradnja
  DMS sustavi omogućuju suradnju na dokumentima s drugim osobama, bilo unutar tima ili s vanjskim suradnicima.